Faire collaborer votre CRM, vos mails et votre calendrier
Connecter un CRM, une boîte mail et un calendrier organise le parcours d'une demande client entre les outils déjà utilisés. Alixon configure les échanges et les actions autorisées. Les informations à transmettre, les règles de mise à jour et les validations sont définies avec votre équipe avant le déploiement.
Décrire le parcours avant les connexions
Le mail contient la demande, le CRM conserve l'historique commercial et le calendrier organise le rendez-vous. La connexion devient utile lorsque ces outils participent à un même processus. Le choix des informations à faire circuler précède celui du connecteur.
Dans une situation possible, un prospect demande une visite technique. L'agent relève les informations utiles, recherche un dossier existant et prépare une étape de suivi. Le responsable confirme le rendez-vous selon les règles de disponibilité retenues.
Choisir où chaque information fait référence
Une adresse client peut apparaître dans plusieurs outils. Il faut choisir lequel fait référence et dans quelles conditions les autres sont mis à jour. Sans cette règle, une synchronisation peut diffuser une ancienne information ou créer plusieurs fiches pour la même entreprise.
Une conversation, une pièce jointe et un rendez-vous peuvent concerner plusieurs interlocuteurs. Le pilote vérifie leur association au bon dossier et demande une validation lorsque la correspondance reste ambiguë. La connexion doit améliorer le suivi, avec des contrôles sur les informations transmises.
Configurer les actions et les validations
Lire un message, créer une fiche et envoyer une invitation ont des conséquences différentes. Le processus précise les droits nécessaires pour chaque opération.
- Consulter les boîtes et dossiers autorisés.
- Préparer ou modifier les champs CRM retenus.
- Vérifier les créneaux dans le calendrier choisi.
- Faire valider les messages et invitations selon le périmètre.
Vérifier les possibilités des outils existants
Les produits affichés illustrent des familles d'outils. Ils ne signifient pas que toutes leurs fonctions sont disponibles dans chaque abonnement. Les accès, les autorisations et les opérations utilisables sont vérifiés dans votre environnement.
Lorsqu'un logiciel métier ancien ne dispose pas d'API, Alixon peut étudier son pilotage par un agent sur une machine sécurisée hébergée en Europe. Ce pont complète le parcours avec le CRM et la messagerie après tests de faisabilité.
Former l’équipe au suivi des échanges
Les collaborateurs doivent savoir où retrouver le résultat et qui intervient en cas de doute. La formation explique comment demander une action, vérifier le dossier associé et valider ou refuser la proposition. Les consignes de reprise couvrent les connexions indisponibles.
Alixon prend en charge la configuration et les tests. L'équipe conserve ses responsabilités métier. Le suivi du pilote vérifie si les ressaisies diminuent et si les demandes arrivent effectivement aux bonnes personnes.
Questions fréquentes
Faut-il migrer vers un nouveau CRM ?⌄
Le projet part de votre CRM et de vos autres outils existants. Les actions possibles et les éventuelles adaptations sont examinées avant de définir le périmètre.
Tous les mails sont-ils accessibles à l’agent ?⌄
Seules les sources et les autorisations retenues doivent être mises à disposition. Le cadrage définit les dossiers utiles et les opérations permises.
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